Регламент работы с цифровым контентом и AI-инструментами

Регламент использования цифрового контента
и AI-инструментов

Основные принципы и правила работы с цифровым контентом
в проектах агентства

Зачем нужен регламент

Регламент определяет стандарты работы с контентом, обеспечивая качество и согласованность материалов
Единый порядок работы

Стандартизация процессов работы с контентом для повышения эффективности и снижения времени на адаптацию новых сотрудников
Снижение рисков

Регламент помогает минимизировать ошибки
и несоответствия в контенте, снижая риски репутационных и коммерческих потерь
Защита интересов компании

Соблюдение регламента способствует защите имени и интересов компании,

Где и когда применяется регламент

Область применения

Регламент распространяется на все проекты с использованием цифрового контента
Для кого

Регламент предназначен для всех сотрудников, работающих с дизайном
Когда применяется

Регламент применяется на всех этапах работы с дизайном
Статус документа

Регламент является обязательным для исполнения всеми сотрудниками

Кто участвует
в процессе

В работе с контентом/дизайном участвуют менеджер, дизайнер, клиент, юрист и руководитель

Менеджер

Отвечает за координацию работы с клиентом, контролирует сроки и качество выполнения задач

Дизайнер

Разрабатывает визуальные концепции, воплощает идеи в графическом формате

Клиент

Предоставляет исходные материалы/контент, даёт обратную связь, утверждает дизайн

Юрист

Консультирует в процессе работы над проектом
и помогает в спорной ситуации

Руководитель

Определяет стратегические направления работы, контролирует выполнение задач на высоком уровне

Как устроен процесс работы

Все этапы работы проходят
по единой последовательности

Каждый этап фиксируется через корпоративную почту и архив проекта

Анализ задачи

Получение запроса от клиента или технического задания

Сбор информации

Получение от клиента брифа

Разработка концепции

Создание общей идеи и структуры дизайна

Создание дизайна

Ревизия
и корректировка

Проверка лицензий и прав использования на контент

Утверждение

Согласование дизайна
с клиентом

Фиксация в архиве

Сохранение проекта
в архиве

Публикация

Размещение дизайна
на соответствующих платформах с СОГЛАСИЯ клиента

Получение технического задания и брифа

Работа над проектом начинается после обращения клиента

Дизайнер получает техническое задание и бриф для начала работы
Вариант 1: есть готовое ТЗ

Дизайнер приступает к работе, следуя инструкциям из готового технического задания
Вариант 2: ТЗ отсутствует или неполное

Менеджер высылает клиенту бриф для заполнения

Что получает дизайнер

ТЗ

Для начала работы дизайнер должен получить комплект материалов от клиента
Заполненный бриф клиента

Основной документ, содержащий все необходимые данные для разработки проекта
Материалы клиента по ссылке для скачивания

Дополнительные файлы, которые могут потребоваться для выполнения задачи
Референсы

Примеры работ, которые помогут дизайнеру понять ожидания клиента
Требования к формату
и стилю

Четкие указания по оформлению, которые необходимо соблюдать при разработке дизайна

Подготовка предварительного дизайна

Предварительный дизайн подготавливается и передается клиенту только в рамках корпоративного процесса

В процессе участвуют дизайнер, менеджер и канал коммуникации - корпоративная почта

Дизайнер

Подготавливает предварительный дизайн
и передаёт его менеджеру для согласования с клиентом

Менеджер

Осуществляет контроль
за процессом, согласовывает предварительный дизайн с клиентом и передаёт его для дальнейшей работы

Канал коммуникации

Предварительный дизайн передаётся клиенту только через корпоративную почту

Когда могут нарушаться авторские права

Нарушение прав возможно при использовании материалов без подтвержденного права, включая фото, видео, иконки, шрифты и графику

Фото

Необходимо проверять авторские права на использование фотографий и получать соответствующее разрешение (лицензии)
Видео

Использование видеоматериалов требует соблюдения условий лицензий и прав авторов
Иконки

При использовании иконок важно убедиться в наличии лицензии или права на их применение
Шрифты и графические элементы

Необходимо учитывать авторские права на шрифты и графические элементы при их интеграции в проекты
AI-изображения

Следует учитывать условия конкретного сервиса, ограничения на коммерческое использование и возможные риски нарушения прав третьих лиц

Работа в Magnific

Для поиска, скачивания и генерации контента в проектах компании используется только business-аккаунт КРЫЛЬЯ
Запрещено
Использовать личные аккаунты дизайнеров и иных сотрудников
Скачивать контент без фиксации лицензии и условий использования
Использовать контент в проекте без подтверждения допустимости коммерческого применения
Обязательно
Использовать только business-аккаунт компании в Magnific
Проверять, допускается ли коммерческое использование по условиям лицензии
Сохранять PDF лицензии и скриншот страницы материала на дату скачивания
Помещать подтверждающие документы по правам использования в архив проекта вместе с рабочими файлами
Соблюдение авторских прав

Скачивание контента без фиксации лицензии, источника и подтверждения права использования в коммерческом проекте не допускается

Правила фиксации лицензий

Фиксация выполняется
по каждому объекту контента отдельно и является обязательной частью проектного архива

Отсутствие сведений
о лицензии, источнике
или подтверждающих документов означает, что объект не должен использоваться
в клиентском проекте
до устранения этих пробелов

Что подлежит фиксации:

источник получения контента

01
URL страницы объекта

02
ID объекта или артикул на платформе

03
дата скачивания

04
тип лицензии и ее основные условия

05
PDF лицензии

06
скриншот страницы объекта на дату скачивания
с адресной строкой, датой
и временем скачивания

07
исходный файл, фактически использованный
в работе

08
проект, для которого используется объект

09
проект, в рамках которого используется объект

10

Предпочтительный вариант работы

Клиент самостоятельно получает необходимые лицензии и передаёт
их в ООО «КРЫЛЬЯ»
для использования
в проекте

Пример фиксации лицензии

Vibrant instagram stories templates for creative events and design talks

Ниже показан пример того, какие сведения должны быть сохранены в архиве проекта

по одному конкретному объекту контента

Источник

Magnific / Freepik - Magnific.com
URL объекта

https://www.magnific.com/free-psd/vibrant-instagram-stories-templates-creative-events-design-talks_423902561.htm
ID объекта

423902561
Наименование объекта

Vibrant instagram stories templates for creative events and design talks
Тип лицензии

Free for commercial use WITH ATTRIBUTION license
Лицензиар / автор

Freepik - Magnific.com
Лицензиат

Будет указан ваш корпоративный аккаунт. Сейчас так Anonymous user
Что разрешено по лицензии

Лицензия допускает использование контента в коммерческих и личных целях, в том числе для сайта, программного обеспечения, мобильных приложений, печатных и цифровых материалов, рекламы, промо-материалов, презентаций, мультимедиа и публичных мероприятий. Также допускается переработка и создание производных материалов
Что обязательно учесть

Данный тип лицензии требует атрибуции автора
Для web-использования в лицензии приведена форма указания автора через ссылку, а для иных форм использования требуется текст “designed by Freepik - Magnific.com” рядом с контентом либо в разделе credits / acknowledgements, если рядом указание невозможно
Что запрещено

Нельзя сублицензировать, продавать или сдавать в аренду контент или его модифицированную версию; нельзя распространять контент без специального разрешения Magnific; нельзя предлагать дизайн или его модифицированные версии для скачивания

Скриншот экрана

Отражает адрес в поисковой строке, дату, время
Лицензия

Скачиваем лицензию
Переводим
Внимательно изучаем
Файлы сохраняем

Правила работы
с AI-контентом

Использование AI-контента допускается только при условии предварительной проверки правового режима его использования и обязательной фиксации подтверждающих сведений по каждому объекту

Проверить
Проверяется допустимость коммерческого использования
Наличие ограничений лицензии
Источник генерации
Отсутствие очевидных рисков нарушения прав третьих лиц и ограничений на передачу результата клиенту
Сохранить
В архив проекта помещаются
подтверждающие материалы
описание проекта
скриншоты условий сервиса
файлы результата и иные сведения, позволяющие подтвердить происхождение и допустимость использования AI-контента

Внимательно изучаем лицензии

Обращаем внимание на обязательное указание автора, источник, лицензию
Понимаем, что данный контент не подходит для логотипов или других произведений, где ссылку на автора, источник и лицензию разместить физически невозможно

Передача клиенту результата

Клиент получает
финальный дизайн
акт передачи, подтверждающий получение результата с описью передачи
Канал передачи

Передача осуществляется через корпоративную электронную почту, а при необходимости дополнительно оформляется бумажным актом

Все файлы, документы и подтверждения передачи подлежат сохранению в архиве проекта

Архивирование

Электронный архив

На сервере сохраняются:

папка клиента, бриф, тз
переписка по проекту
PDF лицензий
скриншоты страниц источников и лицензий
исходные файлы
финальный дизайн и переданные материалы

Бумажный архив

документы клиента
акт передачи
утвержденный дизайн или иные подписанные материалы по проекту

Архив проекта должен позволять подтвердить источник контента, условия его использования, ход согласования и состав материалов, переданных клиенту

Чек-лист дизайнера

Перед передачей результата дизайнер обязан убедиться, что все обязательные этапы проекта завершены, а подтверждающие документы и материалы сохранены в архиве

Получен бриф или иные исходные данные по проекту

Проверены лицензии и условия использования контента

Сохранены PDF лицензий и иные подтверждающие документы на контент

Сохранены скриншоты страниц источников, лицензий или условий использования

Подготовлен архив проекта с исходниками, финальными файлами
и подтверждающими материалами

Получено согласование клиента по итоговому результату

Ответственная работа с контентом
- часть качества проекта

Соблюдение регламента помогает выстраивать прозрачный процесс работы, защищать свои интересы и снижать риски при использовании цифрового контента и AI-инструментов
По спорным вопросам и правовым рискам требуется дополнительное согласование с ответственным лицом или юристом
yustina_mar@lis.ru
+7 910 513 09 02
Марина Шарапова

Изображения: Unsplash [Detail .co, Swello, 2H Media, Jonny Gios, Logan Voss, Egor Komarov, Anton Savinov, Igor Omilaev, Creatvise, Wesley Tingey, Alexander Grigoryev, Far Chinberdiev, Brett Jordan, ThisisEngineering, Kumpan Electric, Andrea De Santis, iMattSmart, Joachim Schnürle, Emiliano Vittoriosi, Markus Winkler, EqualStock, Cecelia Chang, Zulfugar Karimov, Melanie Deziel, Tim Mossholder, Walls.io, Mourizal Zativa, Vitaly Gariev].

Перед использованием, пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями использования Unsplash. Вы можете удалить этот блок.